Il-ħtieġa għal evidenza dokumentarja tad-deċiżjonijiet li saru neċessarji f'sitwazzjonijiet fejn huma meħuda kollettivament. Ħafna drabi biex jiffissaw il-kors ta 'avvenimenti huwa użat dan it-tip ta' irrekordjar ta 'informazzjoni bħala l-protokoll.
Il-kelma "protokoll" għandha diversi tifsiriet - jista 'jiġi installat u proċeduri f'sitwazzjoni partikolari, u ddisinjati sew dokument uffiċjali li jkun fih il-data ta' sekwenza matul id-diskussjoni, dibattitu u f 'laqgħat, konferenzi u laqgħat ta' teħid ta 'deċiżjonijiet. Jekk jogħġbok kun af li hu għandu diversi forom li jvarjaw fil-iskop tagħhom. Minuti tal-laqgħa tal-kerrejja hija dokument ta 'kategorija kemmxejn differenti minn, per eżempju, ir-rapport ta' l-awtoritajiet investigattivi jew oħrajn awtorità superviżorja.
Laqgħa tal-komunità permanenti / temporanju kolleġġjali (laqgħa tal-kumitat tal-azzjonisti, kerrejja, Bord tad-Diretturi) soġġetti għad-dokumentazzjoni obbligatorju. Jiddependi fuq id-deċiżjoni meħuda mill-president tal-organizzazzjoni jew grupp, minuti tal-laqgħa tkun tista 'titwettaq b'mod sħiħ (Riżultat bir-reqqa ta' diskorsi, dibattiti, mistoqsijiet u tweġibiet) jew forma mqassra. Bħala regola, matul is-segretarju tas-sessjoni jew persuna oħra responsabbli żżomm rekord ta 'dak kollu li jiġri, tiġbor materjali relatati pprovduti lill-parteċipanti, u mbagħad ġġibhom f'dokument wieħed.
Fir-rigward tar-rekwiżiti tal-karta uffiċjali, li huma maħtura fil-standards statali li jirregolaw il-politiki korretta. Per eżempju, fil-minuti tal-laqgħa tas-sidien jew kerrejja ta 'rappreżentanti ta' gruppi u organizzazzjonijiet oħra, minbarra l-isem tad-dokument u l-organizzazzjoni, id-data tal-avveniment u l-aġenda għandha tiġi indikata d-data tal-president, segretarju, u partijiet jattendu.
Sommarju ta 'l-iskema tat-tagħrif huwa kif ġej: Play - magħmula (u) - deċiżi / miftiehma. L-eżattezza tas-sett tad-data huwa inizjalat firma tal-president u s-segretarju. Jekk meħtieġ, il-parteċipanti laqgħa tista 'tinkiseb bħala kopja sħiħa tal-minuti, kif ukoll silta minn kwalunkwe parti minnha.
Xi wħud mill-sfumaturi ta 'l-informazzjoni ta' informazzjoni huwa dokument li jirrifletti l-popolazzjoni kollettiv għal-laqgħat, li jgħixu fil-bini appartament. F'dan il-każ, il-laqgħa dar protokoll qed jagħmlu ċert id-data dwar il-forma ta 'l-avveniment (l-ġbir attwali ta' persuni jew votazzjoni assenti fuq l-aġenda),-indirizz attwali u ż-żona ta 'oġġett jinqalgħu qal, in-numru ta' dawk li jivvutaw preżenti u li jappartjenu għalihom.
Barra minn hekk, l-applikazzjoni mandatorja għad-dokument hija lista ta 'kunjomijiet ta' parteċipanti (jew ir-rappreżentanti tagħhom), bin-numru ta 'appartamenti, fil-pussess. Jekk l-opinjoni tar-residenti waslu in absentia, fil-lista addizzjonali għandha tiġi speċifikata mhux biss fuq id-data tal-bniedem, iżda wkoll id-deċiżjonijiet tagħha dwar il-kwistjonijiet kollha fuq l-aġenda. Ukoll, huwa għandu jinkludi wkoll informazzjoni dwar id-dokument, li jikkonferma d-dritt ta 'sid jew pussess ta' lokazzjoni speċifika fil-parti tad-dar, kif ukoll ir-rieda ta 'kull ċittadin għall-oġġetti identifikati fl-aġenda ta' forom ċari u aċċettati (jaqblu, ma jaqblux, jastjeni). Biss taħt din il-kundizzjoni, ir-residenti jissodisfaw minuti se tkun valida.