Il-firxa ta 'każijiet. L-ordni tal-formazzjoni

Id-dokumenti kollha wara l-eżekuzzjoni tagħhom trid tiġi miġbura fil-każ. It-terminu "negozju" skond l-GOST 51141-98 għandu jkun mifhum dokument wieħed jew sett ta 'dokumenti, li jirrigwardaw direzzjoni partikolari ta' l-organizzazzjoni u mqiegħda fil-folder taħt kopertura separata. Għall-formazzjoni korretta, il-ħażna u r-reġistrazzjoni ta 'każijiet f'kull organizzazzjoni għandha kull sena (filwaqt li jitqiesu l-bidliet fl-ambjent estern u intern) Affarijiet tan-Nomenklatura komponenti, li huwa essenzjali għal tfittxija ta' malajr ta 'dokumenti.

Meta jiffurmaw l-affarijiet ta 'kwalunkwe unitajiet għandhom ikunu ggwidati mill-ħtiġiet tas-sistema istat unifikata ta' żamma ta 'rekords. Id-dispożizzjonijiet ewlenin huma stipulati fl-GOST 51141-98, id-dokumenti ewlenin tad-Dipartiment Arkivji tal-Gvern Russu, linji gwida arkivju korpi, listi ta 'materjali dokumentarji. Huwa imperattiv li jikkonforma mal -kondizzjonijiet ta 'ħażna tad-dokumenti u l-fajls. Jekk organizzazzjoni bi struttura kumplessa u bosta funzjonijiet f'kull dipartiment u madwar l-organizzazzjoni jkunu adottati prinċipji komuni ta 'dokumenti organizzazzjoni, formazzjoni u każijiet ta' indiċjar. Għalhekk persunal Nomenklatura Dipartiment Affarijiet, servizz ta 'kwalità, kull prodott ieħor unità strutturali jew l-organizzazzjoni għandhom ikunu ffurmati billi jitqiesu l-ħtiġiet ta' dokumenti normattivi.

Fl-ewwel pass huwa li jiġu identifikati l-kwistjonijiet u l-kategoriji ta 'dokumenti, li jinkludu l-każijiet ta' unità Nomenklatura jew organizzazzjoni. Għandna jipproċedu mill-ħtieġa li jiġu koperti l-ammont kollu ta 'dokumentazzjoni kif toħloq u jirċievu. Meta tara l-mistoqsijiet ġodda li mhumiex koperti min-nomenklatura, huwa meħtieġ li jsiru żidiet. Affarijiet Formola nomenklatura għandu jippermetti aġġornament f'waqtu dan. Għalhekk, meta indiċjar Affarijiet għandu jipprovdi l-possibbiltà ta 'indiċi ġodda u jeskludu jissostitwixxu indiċijiet assenjati qabel diġà ffurmaw każijiet. Tgħaddi kwestjonijiet pendenti trasferiti għas-firxa sena d-dieħla mill-preservazzjoni tan-numru oriġinali.

Titolu ta 'kull każ għandu jkun ċar u żvelata b'mod sħiħ il-kompożizzjoni tal-każ u l-kontenut tad-dokumenti li huma mqiegħda fil this folder. Fuq folder għandhom jiġu speċifikati indiċi u l-ħajja utili ta ' l-każ. Konsolidazzjoni tal-każijiet titwettaq fuq il-bażi tal-nominali, per eżempju, ordnijiet, protokolli, istruzzjonijiet u l-bqija. Każijiet jistgħu jiġu kkonfigurati fid-dettall, per eżempju, il-korrispondenza ma 'reporter ċerti, korrispondenza għall-provvista ta' materja prima, il-korrispondenza mal-ġurnalisti, flimkien fuq bażi territorjali, u l-bqija.

Meta dokumenti grouping għandhom jagħtu attenzjoni għat-termini tal-ħażna tagħhom. Ma jistgħux jiġu kombinati fi każ dokument wieħed ta 'ħażna temporanja u permanenti jew perjodi ta' ħażna differenti. Mhuwiex permess li jinkludi fl-abbozz ftehim, dokumenti irrilevanti jew għażliet kopji immultiplikat. Fil-formazzjoni tal-affarijiet għandhom jiġu kkontrollati fil-preżenza ta 'firem kollha dokument u t-tneħħija xierqa.

Affarijiet indiċjar u l-ordni ta 'prijorità għandha ssir f'ordni ta' importanza. L-ewwel tiddeskrivi l-aktar dokumenti importanti (ordnijiet, regolamenti jew oħrajn atti amministrattivi). In-nomenklatura tal-affarijiet għandhom jinkludu indiċijiet u intestaturi tal-affarijiet, it-termini u l-kondizzjonijiet ta 'ħażna, ordni ta' evakwazzjoni. Il-firxa ta 'każijiet approvati mill-ordni stabbilita fl-organizzazzjoni u miftiehma mal- uffiċjal tal-Arkivju Istat tar-reġjun. Fl-aħħar tas-sena fin-Nomenklatura ħareġ rekord finali li juri l-għadd ta 'każijiet li ġew miftuħa matul is-sena f'kull kategorija. Iffajljar każijiet ta 'arkivjar jew rimi ta' każijiet ta 'ħażna temporanji permanenti (fil-maturità) isir skond il-stabbilita mill-Istruzzjoni fuq l-uffiċċju-xogħol tad-dritt organizzazzjoni.