Tipi ta 'nomenklatura ta' l-affarijiet, il-karatteristiċi tagħhom u l-iskop

Organizzazzjoni ta 'amministrazzjoni tad-dokumenti effettiva fil-intrapriża hija impossibbli mingħajr l-ħolqien ta' kundizzjonijiet xierqa għal dan. или на бумажных носителях. Waħda minnhom jaġixxi bħala n-nomenklatura tal-affarijiet f'forma elettronika jew fuq karta. Jekk l-ispeċjalista, li l-attivitajiet huma konnessi mad-dokumenti, staqsi: "Liema huma t-tipi ta 'nomenklatura ta' l-affarijiet", - għandu preċiż jsejħulhom. Il-fatt li dawn l-impjegati huma obbligati li jkunu jafu l-klassifikazzjoni biex malajr jorjentaw ruħhom fid-dokumentazzjoni firxa.

Il-firxa ta 'każijiet: kunċett, it-tipi, il-kontenut, il-valur

Qabel jiddeskrivi l-ordni tal-ħolqien, jifhmu l-terminoloġija. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Tipi ta 'każijiet nomenklatura huma kategoriji żviluppati fil-forma preskritta ta' listi sistematiċi ta 'ismijiet ta' kumplessi ta 'dokumenti ġġenerati mill-kumpanija matul l-attività tagħha, li jindikaw il-perjodi ta' ħażna. Dawn huma meħtieġa għat-tiftix rapida tal-atti meħtieġa. il-veloċità tat-tranżazzjonijiet se jiddependi fuq il-firxa ta 'kwalità. Il-listi użati biex jiddistribwixxu u l-grupp atti implimentati fil-folder, il-perjodi ta 'indiċjar siguri żamma stabbiliti. Huma jipprovdu ħolqien fajl referenza u jservu bħala sors ta 'informazzjoni tal-kontabilità. , как типовая, примерная, индивидуальная. Fil-prattika, dawn it-tipi ta 'nomenklatura użata xogħlijiet bħal tipiku, individwu eżemplari. Il-kumpanija huwa obbligat li b'mod indipendenti tiżviluppa lista b'kont meħud tal-ispeċifiċitajiet ta 'attivitajiet tagħhom.

rekwiżiti

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Minħabba l-firxa ta 'tipi ta' każijiet, il-karatteristiċi u l-iskop tagħhom, regolamenti jiddefinixxi r-regoli użati fil-kompilazzjoni tagħhom. ġej matul il-formazzjoni tal-listi:

1. Osserva l-unità ta 'approċċi għall-kontabilità, li jiddeskrivi, l-organizzazzjoni, it-tiftix, u l-ħażna dokumenti.
2. Użu indiċjar. Hija tipprovdi emendi, korrezzjonijiet u żidiet għas-sezzjonijiet relevanti tal-listi.
3. Kontroll indiċijiet stabbiltà.

karatteristiċi ġenerali

, указанные выше. Let us qosor teżamina l-iskop u l-firxa ta 'tipi ta' każi msemmija hawn fuq. listi individwali huma żviluppati għal organizzazzjoni speċifika. Huma jirriflettu d-dokumentazzjoni użata għall-attivitajiet ta 'kuljum tagħha. Fl-istess industrija tendenza li jinvolvu kumpaniji li jużaw l-istess tip ta 'atti. номенклатуры дел. Għal unifikazzjoni tagħhom u gruppi li jużaw nomenklatura standard u dwar l-Affarijiet e. L-aħħar ikollhom rakkomandazzjoni. дел являются обязательными. It-tipi tipiċi ta 'każijiet nomenklaturi huma obbligatorji. Huma s-soltu installat ma 'indiċi uniformi għall-kumpaniji fl-industrija (sistema). nomenklatura tipiċi u eżemplari kkompilata organizzazzjonijiet ġenitur. Huma jservu bħala bażi għall-formazzjoni ta 'listi individwali għan-negozji speċifiċi. Huma, imbagħad, soġġett għal ftehim mal-istrutturi ogħla. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Tipi ta 'nomenklatura ta' affarijiet u disinn tagħhom huma mmexxija minn professjonisti kkwalifikati. Dawn huma attirati inventarju u l-organizzazzjoni tax-xogħol magħhom. nomenklatura Iffurmat għandhom ikunu kkoordinati ma 'l-uffiċċju u arkivju negozju.

fattur importanti

In-nomenklatura tal-affarijiet għandhom ikunu preżenti f'kull intrapriża, irrispettivament mill-eżistenza ta 'Standard jew inventarju. Għall-organizzazzjoni hija kkunsidrata aħjar żvilupp tad-dokument konsolidat. подразделений. Dan jinkludi kull tip ta 'nomenklatura ta' dipartimenti tal-affarijiet. Lista konsolidata ta 'miftiehma mal-arkivju xierqa. Wara l-approvazzjoni tagħha, il-mexxej f'unitajiet strutturali trasferit sezzjonijiet kwittanza għall-użu fix-xogħol tagħhom.

L-ispeċifiċitajiet tal-preparazzjoni

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Għall-impjegati, l-iżvilupp listi ta 'kontroll, huwa importanti li tkun taf mhux biss liema huma t-tipi differenti ta' nomenklatura ta 'affarijiet, iżda wkoll il-kompożizzjoni, l-għadd ta' dokumenti użati fl-intrapriża. Fl-attivitajiet tagħha, l-esperti uża l-pożizzjoni tal-organizzazzjoni, attwali u l-lista aħħar sena ta 'atti, persunal, klassifikazzjonijiet, inventarju, fajls ta' referenza u l-bqija. L-iskema nomenklatura ta 'klassifikazzjoni se jiddependi primarjament fuq l-istruttura tal-intrapriża. importanza konsiderevoli u l-funzjonijiet li jirrealizza l-organizzazzjoni. F'dan ir-rigward, kif il-kategoriji ta 'klassifikazzjoni jistgħu jaġixxu diviżjonijiet bħala interni, u l-kompiti ta' ġestjoni.

tipi ta 'dokument

Il-firxa ta 'każijiet għandhom jinkludu l-atti kollha li jirriflettu l-attivitajiet tal-kumpanija. Dokumenti li huma użati mill-assoċjazzjonijiet pubbliċi huma inklużi fil-lista ta 'organizzazzjonijiet li magħhom ġew maħluqa. Fil-nomenklatura jistgħu jkunu negozju preżenti u mhux mitmuma li ġew minn kumpaniji ta 'partijiet terzi għal soluzzjonijiet, fajls ta' referenza. Mhux inklużi fil-lista ta 'pubblikazzjonijiet. Dawn jinkludu, inter alia, jinkludi kollezzjonijiet deċiżjonijiet, bullettini, manwali, ġurnali ta 'referenza, fuljetti, sinjali u l-bqija. Ma jinkludux il-firxa ta 'alfabetti u materjali awżiljarji oħra, li ma jirriflettux l-direzzjonijiet ewlenin ta' l-organizzazzjoni.

L-ordni ġenerali

списка разделов и подразделов классификационной схемы. It-test tan-nomenklatura ta 'każijiet jieħu l-forma ta' lista ta 'sezzjonijiet u subsezzjonijiet tal-iskema ta' klassifikazzjoni. Fl-dokumenti istess ħin speċifikati headers kumplessi. informazzjoni meħtieġa mid-dokumenti huma reġistrati fil-forma ta 'dikjarazzjonijiet. Sussegwentement, huma użati fil-formazzjoni tal-partita proġett. Il-lista tista 'tidher fil-forma ta' tabella. Per eżempju:

In-nomenklatura tal-affarijiet fil-tip iskola korrettivi 8

Jistabbilixxu l-lingwa għal captions

Din titwettaq skond ir-regoli stabbiliti. B'mod partikolari, huma għandhom:

1. Fil-forma ġeneralizzata jirriflettu b'mod preċiż il-kontenut tal-każ, il-kompożizzjoni ta 'dokumenti li huma mqiegħda fiha, l-ispeċi u aċċessorju funzjonali.
2. Jinkludu elementi ta jorbtu rranġati f'sekwenza ċara:

• Isem ta 'tip jew sottotip. Dan jista 'jkun log korrispondenza, ordnijiet, protokolli, u l-bqija.
• Isem tal-organizzazzjoni / unità strutturali. Għandu jkollha informazzjoni dwar il iżviluppatur / awtur tad-dokument.
• Isem tal-kumpannija, li se jiġu indirizzati lejn jew minn fejn huwa suppost li tikseb atti li huma mqiegħda fil-każ.
• Deskrizzjoni qasira ta 'dokumenti.
• L-isem tat-territorju, li huwa assoċjat mal-kontenut tal-atti.
• Perjodu (data), li għaliha d-dokumenti huma mqiegħda fil-każ. Huwa jipprovdi wkoll informazzjoni dwar id-disponibbiltà ta 'kopji.

Jaġixxi fuq kwistjoni waħda

Fil-formulazzjoni it-titoli ta 'każijiet fejn hemm karti bħal dawn, jekk dawn ma jinvolvux sekwenza eżekuzzjoni, il-kelma "dokumenti", u fl-aħħar (fil-parentesi) indikati t-tipi ewlenin tagħhom. Dan jista 'jkun ir-rapporti, pjanijiet, eċċ Il-formulazzjoni tista' per eżempju jkun kif ġej :. "DOKUMENTI seminars dwar arkivji fil-intrapriża (lista ta 'pubblikazzjonijiet tagħlim rakkomandati, listi)."

korrispondenza

każijiet Intestaturi li fih huwa jinsabu, jinkludu t-terminu xieraq. Wara l-kelma "korrispondenza" jindikaw, fuq liema kwistjoni u minn min sar. Fit-titolu ta 'każijiet fejn hemm l-ittri korrispondenti omoġenji, l-ismijiet tagħhom ma jkunux mogħtija. Minflok, huma jindikaw speċi komuni. Il-kliem, per eżempju, jista 'jkun dan: "Korrispondenza ma' fergħat dwar ir-rappurtar annwali tal-organizzazzjoni u l-ippjanar." Jekk ikun hemm ittri fil-korrispondenti differenti, huma wkoll mhux elenkati. F'dan il-każ, indika biss is-suġġett ta 'komunikazzjoni. Per eżempju: ". Korrispondenza dwar kwistjonijiet relatati mal-adattament tal-persunal" L-isem ta 'korrispondent speċifiku tindika biss meta fil-fatt ikun fihom biss ittri lilu u mingħandu.

Dokumenti relatati ma 'lokalità speċifika

Jekk l-affarijiet huma ffurmati minn tali atti, it-titoli huma ismijiet speċifikati ta 'l-unitajiet amministrattivi-territorjali korrispondenti. Hija għandha tieħu kont numru ta 'sfumaturi:

1. Jekk il-kontenut tas-sett ta 'dokumenti jinkludi diversi oqsma omoġenji, l-ismijiet speċifiċi tagħhom mhumiex elenkati. F'dan il-każ, minħabba isem tal-mudell globali tagħhom. Il-kliem jistgħu jkunu: "Id-dokumenti dwar l-organizzazzjoni ta 'interazzjoni tal-Kapijiet tad-Difiża fil-ġlieda kontra t-terroriżmu."
2. Jekk il-kontenut huwa relatat ma 'wieħed mill-unità amministrattiva-territorjali, l-isem tagħha indikat fl-intestatura.

addizzjonalment

Fil-każijiet ewlenin, li se jinkludu dokumenti ta 'ppjanar / stqarrijiet tinkludi dejta dwar il-perjodu li għalih huma komposti. Dan jista 'jkun ta' kwart jew sena, nofs sena. It-titoli ta 'każijiet użati biex tqassar dokumenti omoġenji, l-aħħar isem huwa indikat fil-plural. Per eżempju: "Ordnijiet dwar il-promozzjoni ta 'impjegati tal-organizzazzjoni."

ħolqien volumi

F'każijiet fejn preżunt li se jiġi ffurmat minn diversi partijiet (per eżempju, b'ammont sinifikanti ta 'dokumentazzjoni), l-ewwel ifformulata header komuni, u mbagħad (jekk meħtieġ) - l-isem għall-partijiet tagħha. L-aħħar funzjoni aġġornament mwettqa. Per eżempju: "Memo għall-2015", "Volum 1. Memo għall-nofs 1 ta '2015". Matul headers formazzjoni u clearance kumplessi jistgħu jiġu speċifikati dokumenti. Fl-istess ħin projbit l-inklużjoni fihom issimplifikat, kliem mhux speċifiku. B'mod partikolari, mhuwiex permess li jintuża kliem bħal bħala "differenti," "korrispondenza ġenerali" u l-bqija. Huwa rakkomandat li tevita l-użu ta 'dawriet ikkumplikata u kliem introduttorju.

razzjonalizzazzjoni

Dan jista 'jsir f'żewġ modi:

1. Matul il-formazzjoni tan-nomenklatura ta 'l-organizzazzjoni sħiħa għall-quċċata tal-lista isofru aħbarijiet fuq in-negozju, inklużi atti organizzattivi u amministrattivi. Sussegwentement, f'ordni dixxendenti tal-importanza tagħhom li jindikaw l-ismijiet tal-kategoriji l-oħra (kuntrattwali, ippjanar u r-rappurtar, eċċ). Konsolidazzjoni tal-każijiet fl-istruttura partizzjoni, kif ukoll l-assenjazzjoni ta 'l-aħħar ismijiet għandu jkun ibbażat fuq atti speċifiċi u funzjonali relazzjoni fi ħdanhom.
2. Fil-formazzjoni ta 'lista konsolidata ta' l-ismijiet tat-taqsimiet se jaġixxu direttament diviżjonijiet ismijiet fuq il-bażi tagħhom huwa magħmul iskemi ta 'klassifikazzjoni. L-ismijiet huma rranġati skond il-persunal.

definizzjoni tat-termini

perjodu ta 'qabel set hija meħtieġa biex tiżgura l-organizzazzjoni ta' monitoraġġ regolari tal-implimentazzjoni tagħhom, l-aġġustament f'waqtu ta 'modi ta' ħażna. Per eżempju, il-ħin jista 'jvarja minn temporanja permanenti, jekk ikun hemm raġunijiet għal dan. It-terminu għandu jkun skond il-mudell ta 'data (dipartimentali) il-lista ta' dokumenti li huma maħluqa matul l-operazzjoni ta 'l-intrapriża. Jekk tali lista mhix disponibbli, uża l-nomenklatura approssimattiva / tipiku. Determinazzjoni tal-perjodi ta 'żamma jistgħu wkoll jitwettqu f'koordinazzjoni mal-awtoritajiet kompetenti tal-Arkivji Federali.

assenjar indiċi

Din titwettaq għall-identifikazzjoni operattiva u mingħajr żbalji ta 'każijiet u dokumenti inklużi fihom. Indiċi jirrappreżenta simbolu iffurmat b'numri Għarab. Din tista 'tinkludi diviżjoni kodiċi biż-żieda ta' numru tas-serje tal-każ (b'sink). Per eżempju, il-dipartiment tal-kontabilità huwa assenjat Kodiċi 05. Bħala dokument, it-taqsima ftuħ tal-avukati rapport annwali. Għaldaqstant, il-każ li jkun fiha l-att, bħala parti mil-lista konsolidata hija indiċi 05-01.