Rekords Sigriet ġestjoni: Regoli organizzazzjoni u l-ġestjoni

Minn issa 'l quddiem, il-żamma ta' rekords sigriet - mhux biss il-prerogattiva tal-awtoritajiet pubbliċi. Dokumenti ittimbrat sigriet llum kważi kull organizzazzjoni kummerċjali kbir. F'dan l-artikolu inti ser jitgħallmu kollha dwar il-kondotta xierqa ta 'dokumenti sigrieti.

Il-kunċett ta 'segretezza fl burokrazija

Kwalunkwe attività tax-xogħol, b'xi mod jew konnessi ieħor mad-dokumenti sigrieti jew kunfidenzjali, dejjem iżomm ħafna diffikultajiet, problemi u riskji. X'inhi r-raġuni? Hemm ħafna raġunijiet, fosthom dak prinċipali huwa inabbiltà banali biex b'mod kompetenti jaħdmu ma 'karti, liebes segretezza.

Għal bidu jkun meħtieġ li jiġi ddeterminat li kollox huwa misteru. Il-misteru għandha diversi tifsiriet. Have biex tqis l-aktar definizzjoni komuni, il-kunċett għandu jiġi interpretat bħala tip ta 'informazzjoni li tkun disponibbli biss għal numru limitat ta' wiċċ. Il-misteru m'għandux jiġi żvelat, għandu jinżamm sigriet. Bħala regola, il-misteru kienet hekk mitluf, u l-informazzjoni magħmula disponibbli għal għadd kbir ta 'nies. Għaldaqstant, l-organizzazzjoni ta 'proċedimenti sigrieti ma tibqax meħtieġa.

segretezza

Fil-mument, is-segretezza għandha diversi tipi bażiċi. Jekk aħna qed nitkellmu dwar xogħol fl-uffiċċju sigriet, b'xi mod jew konnessi ieħor mal-affarijiet ta 'l-istat, id-dokumenti kollha huma maqsuma fi tliet tipi ewlenin:

• importanza speċjali;
• Top Secret;
• użu uffiċjali.

Din il-klassifikazzjoni hija stabbilita mill-Liġi Federali speċjali ta '21 Lulju, 1993 "Fuq l-istat. Sigrieti". X'inhu kull wieħed avultuni hawn fuq?

Klassifikati bħala "importanza speċjali" jirrappreżenta l-ogħla livell ta 'segretezza. Naturalment, tali status tista 'tikseb l bogħod minn kull dokument. Per eżempju, ħsara sinifikanti lill-istat jew kull grupp ta 'nies jistgħu jiġu applikati fil-każ ta' ftuħ speċjali għonq importanza. Huwa għalhekk li l-protezzjoni minn dan it-tip ta 'dokumenti rilevanti.

Klassifikati bħala "Top Secret" huwa assenjat ukoll għal dokumenti li fihom xi tip ta 'sigriet istat. regolamentazzjoni stretta meta jittrattaw ma 'dan it-tip ta' karti f'dan il-każ hija l-qofol.

Ttimbrati "użu uffiċjali" ma jipprovdix dokumenti ta 'sigurtà għolja, madankollu, tillimita severament l-użu tagħhom. Dan it-tip ta 'burokrazija sigriet installati, normalment fi strutturi kummerċjali.

L-ordni ta 'klassifikazzjoni

Il-proċedura għall-klassifikazzjoni kollha tal-Liġi jistabbilixxi wkoll stat. sigriet hawn fuq imsemmija. Skond dan id-dokument, b'mod sigriet, bla ħsara għall-istat, jistgħu jinkludu:

• Informazzjoni dwar l-isfera militari;
• informazzjoni dwar l-ekonomija, l-inġinerija jew tax-xjenza;
• dwar il-politika barranija jew oqsma ekonomiċi ta 'informazzjoni;
• informazzjoni dwar kontro, operattivi u l-attività investigattiva tal-politika kontra t-terroriżmu, u l-bqija. d.

Kif dokumenti għandhom jinżammu sigrieti? Il-ħaġa prinċipali li wieħed jinnota huwa l-preżenza ta 'esperti awtorizzati apposta. Individwi fir ħidma espert speċifiku biex tiżviluppa ħażna sikura ta 'ċerti titoli. Huwa jagħżel l-klassifikazzjoni ta 'sigurtà l-aktar xierqa, skond liema hemm aktar ħidma. Fil-fatt, il-sigriet żamma ta 'rekords - sfera enormi mal-impjegati tagħha u l-amministraturi.

prinċipju determinazzjoni sistema ta 'segretezza

Għall-aktar kompetenti tiddetermina l-grad ta 'privatezza għandu jkun perjodikament applikati prinċipji speċjali. Id-diskussjoni li ġejja tiffoka fuq id-definizzjoni ta 'misteru fil-burokrazija - fuq prinċipji tas-sistema. X'inhu dan?

Il-karatteristika prinċipali tal-approċċ ta 'sistema - attenzjoni speċjali għall-problema tal-klassifikazzjoni kollha kemm hi. funzjoni prinċipali tagħha huwa li żżomm iż-żewġ tendenzi li jinfluwenzaw lil xulxin: minn naħa waħda, biex jipprevjenu t-tixrid ta 'informazzjoni importanti; fuq l-oħra - biex jiġi evitat klassifikazzjoni massa u l-problemi konsegwenti.

Kif ma jżommu l-sigrieti tal-kariga? Hemm żewġ mekkaniżmi ewlenin: dikjarazzjoni żejda u sottostima ta 'segretezza. Dikjarazzjoni żejda idejjaq b'mod sinifikanti l-possibbiltà li jiskambjaw l-informazzjoni meħtieġa, tnaqqis idgħajjef il-proċess.

prinċipji oħra

Liema prinċipji u regoli tal-proċeduri sigrieti oħra jistgħu jiġu distinti? Minbarra l-sistemi, ta 'min jinnota wkoll oġġettività. X'inhu l-punt? Jekk inti tagħti deskrizzjoni qasira, allura ħsejjes kif ġej: meta jittrattaw ma 'dokumenti sigrieti ma jistgħux jiġu ggwidati minn kull xorta ta' fehmiet u suppożizzjonijiet suġġettivi. Għandu jkun hemm sett ta 'regoli, skond liema, u se jiġu żviluppati l-miżuri kollha neċessarji.

Il-prinċipju tal-ottimizzazzjoni - hija element ieħor essenzjali tal-uffiċċju sigriet. impetu ewlieni tagħha huwa li l-inqas ammont ta 'data f'dokumenti klassifikati - huwa l-aħjar u aqwa soluzzjoni. informazzjoni bilanċ favorevoli se biss ifixklu l-livell meħtieġ ta 'sigurtà.

prinċipju ta 'spezzjoni perjodika huwa monitoraġġ kostanti tad-dokumenti sigrieti.

Fuq Emendi għad-dokumenti sigrieti

Kif diġà ssemma, il-grad ta 'segretezza ta' dokument huwa determinat skond lista speċifika ta 'data. Wara l-klassifikazzjoni tad-dokumenti għandhom jiġu kklassifikati u mibgħuta għall-ħażna. Huwa possibbli li jagħmlu bidliet lill dawn id-dokumenti?

Istruzzjonijiet xogħol uffiċċju sigriet, li tinkludi l-liġi federali dwar l-Istat. sigriet, jiffissa numru ta 'sitwazzjonijiet oġġettivi u ċirkostanzi li taħthom dokumenti għandhom gradi differenti, soġġett għal reviżjoni. Għandu jiġi nnutat, madankollu, li l-iskadenza għad-dokumenti deklassifikazzjoni jew it-tibdil m'għandux jaqbeż 30 sena. Eċċezzjoni - id-deċiżjoni ta 'kummissjoni interdipartimentali speċjali. Bħal fil-każ bi klassifikazzjoni, jaħdmu biex ineħħu jew inaqqsu s-segretezza magħmula speċjali awtorizzat mill-grupp ta 'persuni.

Qerda ta 'dokumenti kunfidenzjali

Id-deċiżjoni dwar il-qerda ta 'dokument sigriet jiddependi fuq is-segretezza imposta fuqu. Jekk l-għonq b'marka ta 'importanza speċjali jew sigrieta ħafna xi mistoqsijiet mill-ġdid issolvi l-kummissjoni interdipartimentali. Jekk huwa sigriet kummerċjali, id-dokumenti sigrieti ta 'entità, huwa meħtieġ li jlaqqa' kummissjoni speċjali ta 'esperti u eżekuttivi. Se tindirizza kwistjonijiet organizzattivi u l-ġestjoni għandu jagħti permess.

Il-proċess qerda iseħħ, normalment jikkonsistu minn tlieta jew aktar nies. Karta meqruda bl-għajnuna ta 'magni speċjali - magni tal-karta konverżjoni. Għandu jkollhom marka fil-formoli ta 'reġistrazzjoni, jispeċifika d-dokumentazzjoni tal-kontabilità. Għandu jiġi osservat ukoll li l-qerda ta 'dokumenti kunfidenzjali għandu jsir b'mod parallel mat-tneħħija ta' inventarju intern.

Regoli ta 'uffiċċju privat

Id-diskussjoni li ġejja tiffoka fuq id-dokumenti sigrieti ta 'kumpaniji jew entitajiet kummerċjali oħra. Meta taħdem ma 'dokumenti sigrieti bżonn biex jikkunsidraw regoli u rekwiżiti bażiċi ftit. Huwa tajjeb li tenfasizza l-punti l-aktar importanti:

• inti għandek tikkonforma ma 'kontroll strett fuq l-aċċess ta' persuni mhux awtorizzati għad-dokumenti. Hawnhekk qed nitkellmu dwar il-persunal. Għalhekk, il-garanzija għandha tkun stabbilita permezz ta 'gwardja jew sigurtà tas-servizz.
• Huwa meħtieġ illi jiġi stabbilit b'eżattezza-persuni intitolati biex jaħdmu ma 'dokumenti sigrieti. Għaldaqstant, huma għandhom jagħtu, u setgħat speċjali.
• għandha tiġi żviluppata istruzzjoni ċara (memo) taħdem ma 'dokumenti sigrieti. Kull xogħol ieħor għandhom jiġu organizzati fi qbil strett miegħu.
• Mal-impjegati għandhom jittieħdu ftehim nondisclosure tas-sigrieti kummerċjali u industrijali.
• Għandu jkun ftit inċentivi finanzjarji permanenti għal persuni intitolati għall-aċċess għal dokumenti klassifikati. B'mod partikolari, kull persuna uffiċċju xogħol sigriet għandu jkun taħt it-tmexxija personali ta 'kontroll.

Dik hija r-regoli bażiċi li għandhom jiġu segwiti meta jittrattaw dokumenti kunfidenzjali jew sigrieti.

Dmirijiet ta 'esperti dwar dokumenti sigrieti

Dmirijiet ta 'impjegati li għandhom aċċess għal ġestjoni rekords sigriet, f'kull kumpanija differenti. Fi kwalunkwe każ, m'hemm l-ebda ħaġa bħal struzzjonijiet standard għal xogħol ma 'dokumenti klassifikati. Madankollu, huwa xorta possibbli li jiġu identifikati l-punti l-aktar komuni u komuni li għandu jiġi mfakkar kull impjegat li jittratta ma 'karti sigrieti. B'mod partikolari, qed nitkellmu dwar il-fatt li:

• L-impjegat huwa personalment responsabbli għall-ħażna, il-preservazzjoni jew alterazzjoni ta 'dokumenti.
• L-impjegat għandu jkun viġilanti, responsabbli u attent. Kull tentattivi minn persuni mhux awtorizzati biex ikollhom aċċess dokumentazzjoni għandha titwaqqaf immedjatament.
• L-impjegat għandu jkun jaf u jikkonformaw mal-istruzzjonijiet dwar kif jaħdmu ma 'dokumenti sigrieti.

Barra minn hekk, trid tenfasizza l-fatt li l-espert huwa pprojbit li tagħmel. Dawn jinkludu:

• Postijiet minn xi persuni mhux awtorizzati ta 'informazzjoni klassifikata;
• tneħħija, trasport jew timmodifika dokumenti mingħajr l-għarfien ta 'ġestjoni;
• familjarizzazzjoni mad-dokumenti dwar kwistjonijiet li ma jaqgħux taħt il-ġurisdizzjoni tal-impjegat;
• qerda ta 'dokumenti mingħajr l-għarfien ta' ġestjoni.

Dehra ta 'dokumenti sigrieti

Dan għandu jirriżulta l-aktar informazzjoni ġenerali dwar dak li għandu look like jkunu koperti minn dokumenti sigrieti. Kważi kull dipartiment ġestjoni rekords sigriet tikkonsolida r-regoli li ġejjin:

• dritt ta 'fuq kantuniera - klassifikazzjoni ta' sigurtà;
• AFC - numru inventarju;
• jkollhom dokumenti stampati segretezza perfetta għandu jkun l-linja ħamra mill-rokna ta 'fuq;
• folji għandhom jiġu nnumerati u ħajt meħjuta.

Naturalment, hemm ħafna rekwiżiti oħra għal dan it-tip ta 'titoli. Madankollu, mumenti msemmija hawn fuq għandhom x'jaqsmu ma 'kważi kull forma ta' dokumenti sigrieti.